Te weinig tijd

Help: de ondernemer heeft voor alles te weinig tijd! (Zo kopte een artikel op Baaz in juli 2020). Te weinig tijd voor innovatie, te weinig tijd voor klanten, te weinig aandacht voor de strategie, het vinden van een balans tussen werk en privé en aandacht voor een gezonde leefstijl. Lees in dit artikel hoe jij als ondernemer beter met jouw tijd om kunt gaan.

We hebben allemaal evenveel tijd

We zeggen dat we te weinig tijd hebben. Dat suggereert dat we behoefte hebben aan extra tijd. Maar die kun je niet maken en ook nergens kopen. Zolang je denkt dat tijd het probleem is, kun je het niet oplossen. We hebben allemaal evenveel tijd, nl. 24 uur per dag en 7 dagen per week. En daar moeten we het mee doen.

Om dit probleem te tackelen, moeten we het anders definiëren. Het gaat niet over te weinig tijd, maar over teveel op je ToDo lijst hebben staan. Vanuit dat oogpunt is het gewoon een kwestie van prioriteiten stellen.

Urgent en Belangrijk

Bij het stellen van prioriteiten is de eerste en meest bekende stap in timemanagement om onderscheid te maken tussen wat wel of niet belangrijk en wel of niet urgent is. Dat is de Eisenhouwer methode.

De theorie is eenvoudig, maar hoe ga je dit toepassen wanneer je het druk hebt? Op dat moment dat je al tijd tekort komt. En op een later moment, als je wel tijd hebt, zit deze oefening in het vakje “belangrijk en niet urgent”.

Kortom: met deze methode los je niet het acute tijdsprobleem op. Deze methode kun je gebruiken om jouw tijdprobleem structureel op te lossen. Je moet het inplannen. En dan kun je rustiger nadenken wat echt belangrijk is en aan wie je zaken kunt delegeren. Naarmate jouw bedrijf ontwikkelt, moet je dit trouwens regelmatig herhalen.

Delegeren kun je leren

Delegeren kan best lastig zijn, maar gelukkig kun je het leren. Ook hier geldt dat je dit niet op het drukste moment kunt regelen. Je hebt namelijk competente mensen nodig aan wie je iets over durft te laten. Die komen er niet vanzelf. Die moet je om je heen verzamelen. En ja, daar zul je tijd in moeten investeren.

En als je de competente mensen geregeld hebt, moet je ze natuurlijk niet in detail vertellen hoe ze hun werk moeten doen. Die hebben ruimte nodig om het op hun eigen manier en op eigen kracht te regelen. Dat is een typische groeistap ik jouw ontwikkeling als ondernemer. Zie het kennisartikel “Groeien als Ondernemer”.

De 4 kleuren methode

Tot nu toe hebben we beredeneerd vanuit jou als ondernemer en jouw onderbuikgevoel over belangrijkheid. We kunnen dat onderbuikgevoel wat meer handen en voeten geven door te kijken naar de processen binnen jouw bedrijf en naar jouw rol daarin.

Daarvoor hanteer ik de 4 kleuren methode. De 4 kleuren methode verdeelt de bedrijfsprocessen, jouw werkzaamheden en dus ook jouw tijd in 4 kleuren, te weten:

Hoeveel tijd jouw bedrijf nodig heeft voor deze activiteiten, hangt af van de fase waarin jouw bedrijf zit. Wat je daarvan zelf doet, heeft naast belangrijkheid ook te maken met jouw kwaliteiten, want dingen waar je niet goed in bent, kun je beter uitbesteden.

De toepassing

Wil je meer aandacht voor belangrijke dingen? Kom dan naar de workshop “4K timemanagement”, speciaal voor ondernemers.