De functionele organisatie

Een functionele organisatie is bij uitstek geschikt voor bedrijven met een proces waarin opeenvolgend meerdere specialismes nodig zijn om een product of dienst te leveren. Er wordt als het ware een estafettestokje doorgegeven door het bedrijf van de ene naar de andere afdeling. Een functionele organisatie bouwen is niet moeilijk, als je weet hoe het moet. Dit artikel geeft hiervoor een beknopt stappenplan. Een uitgebreidere versie kun je vinden in de white paper “Zo loopt jouw bedrijf op rolletjes.”

Een functionele organisatie is opgebouwd vanuit het primaire proces en bestaat uit verschillende afdelingen van specialisten. Zie de figuur hieronder.

Functionele organisatie met proces

Tijd voor een functionele organisatie

De meeste bedrijven blijven zo lang mogelijk organisch doorgroeien, tot het punt dat het te veel tijd kost van de baas om het proces te sturen, er te veel brandjes ontstaan en er te veel gaten zijn om dicht te lopen. De inefficiëntie is dan al flink opgelopen en er wordt veel geïmproviseerd. Als je dat herkent, is het wellicht tijd voor een functionele organisatie, of de eerste voorbereidingen daarvoor. Bedrijven met 20 man in dienst en een proces van opeenvolgende specialismes heeft zeker al een functionele organisatie nodig.

De overstap naar een functionele organisatie is de meest ingewikkelde stap in de bedrijfsgroei en kost zeker tijd en geld. Maar het is wel de stap die daarna de meeste ruimte biedt voor verdere groei. De kwaliteit en efficiëntie gaan namelijk enorm omhoog, omdat iedereen precies weet wat hij moet doen en wanneer.

Eigenlijk is het al veel eerder nuttig om naar het proces te kijken en daarin optimalisaties aan te brengen. Het bouwen van een functionele organisatie begint namelijk altijd met het proces. De organisatie wordt namelijk rond het proces gevormd.

Het functionele proces

Om een functionele organisatie te bouwen, beginnen we met het functionele proces. Dat is het primaire voortbrengingsproces, meestal gebaseerd op een klantorder. Hierin worden altijd verschillende fasen onderscheiden, waarin verschillende specialisten hun werk doen. Een voorbeeldproces is bijvoorbeeld verkoop, engineering, werkvoorbereiding, fabricage en montage. Zie de onderste procesbalk uit de figuur bovenaan.

De afdelingen volgen logischerwijs het proces. Houd het proces daarom eenvoudig. Wanneer meerdere opeenvolgende stappen door dezelfde specialisten worden uitgevoerd, heb je natuurlijk geen afzonderlijke afdelingen nodig. Je kunt dan het proces nog iets vereenvoudigen totdat elke afdeling 1 processtap heeft. Aan de andere kant kan het ook zijn dat stappen nu nog door dezelfde mensen worden gedaan, maar dan in de nabije toekomst wenselijk is dat dit verschillende mensen zijn. Dit zie je vaak bij stappen als engineering en werkvoorbereiding. Het beste zou je die 2 op termijn kunnen scheiden.

Functiegerichte afdelingen

In een functionele organisatie worden groepjes specialisten bij elkaar gezet. Zo ontstaan er functiegerichte afdelingen van bijvoorbeeld engineers, werkvoorbereiders, werkplaats personeel en buitendienst mensen. In het begin krijgt elk groepje een teamleider, maar na verloop van de groei zal op termijn elke functie een volwaardige leidinggevende krijgen. De specialisten binnen een afdeling werken samen aan de verdere professionalisering van hun afdeling een het versterken van hun toegevoegde waarde binnen het bedrijf.

Elke functionele organisatie heeft ook staffuncties zoals in de Minzberg organisatiestructuur. Zie voor meer informatie hierover het kennisartikel over organisatiestructuur. De staffuncties bestaan uit specialisten die ondersteunend zijn, maar in principe buiten het primaire proces blijven.

Het proces organiseren

Het verhaal met de estafettestokjes is heel beeldend, maar we weten allemaal waar het gevaar dan in schuilt, namelijk dat het stokje ergens valt. Meestal wordt er daarom een orderverantwoordelijke aangesteld. Dat kan de accountmanager zijn, of een speciaal aangestelde projectmanager. Die persoon moet dan natuurlijk wel inzicht hebben in de voortgang.

Informatiesysteem

In een functionele organisatie is het belangrijk dat de informatie uit voorgaande stappen beschikbaar is in latere fases. Het is al heel snel de moeite waard om hiervoor een informatiesysteem in te richten. Dat informatiesysteem bestaat bij sommige bedrijven uit een Cloud oplossing met folders en bij andere bedrijven uit een ERP systeem.

Het is belangrijk om vanaf het begin dit informatiesysteem goed te vullen. Dat komt de kwaliteit en efficiëntie ten goede. In het geval van een ERP systeem waarin calculaties, budgets en resultaten wordt geregistreerd is het zelfs mogelijk om hierop een dashboard te bouwen met overkoepelende kengetallen, zogenaamde KPI’s (Key Performance Indicatoren). Daarmee kan het management beter zien waar zaken misgaan en waar ze kunnen bijsturen.