Organisatiestructuur

Elk bedrijf heeft een bepaalde mate en vorm van organisatie nodig om te kunnen sturen en de kwaliteit te waarborgen. Een klein bedrijf heeft maar weinig organisatie en een eenvoudige bedrijfsstructuur nodig. Echter, naarmate het bedrijf groeit, zal ook de organisatiestructuur mee moeten groeien en complexer worden. Daarnaast is de organisatiestructuur afhankelijk van de marktvraag, de bedrijfsactiviteiten en deels van keuzes t.a.v. positionering en bedrijfscultuur.

Organisatieontwikkeling

Goede bedrijven groeien. Het maakt niet uit of jij als ondernemer groei belangrijk vindt. Het gebeurt gewoon, net zoals alles wat leeft in de natuur groeit, of doodgaat. Niets kan hetzelfde blijven. De groeifasen van een bedrijf zijn net zo herkenbaar als de groeiringen van een boom. Lees meer over de groeifasen van een bedrijf.

Bij elke groeifase van het bedrijf horen aanpassingen in de aansturing en daarmee in de organisatiestructuur. De keuzes zijn deels afhankelijk van het soort bedrijf, maar grotendeels afhankelijk van de omvang. Lees hierover verderop meer.

Merk op dat ook de rol van de ondernemer verandert naarmate het bedrijf groeit. Lees hierover meer in het groeien als ondernemer.

Organisatievormen

De meeste bedrijven ontwikkelen zich zonder veel te kijken naar andere bedrijven, maar volgen toch dezelfde logische patronen. Daarbij zijn verschillende varianten, zijsporen en tussenoplossingen mogelijk. De meest gebruikelijke organisatievormen worden hieronder kort behandeld.

Platte organisatiestructuur

De meest eenvoudige organisatievorm is de platte organisatie. Zo beginnen bijna alle bedrijven in hun pioniersfase*. De directeur groot eigenaar is de baas en die vertelt de werknemers wat hij of zij van hen verwacht. Zie het organigram hiernaast.

Lijnorganisatie

Start van een lijnorganisatie

Als de platte organisatie te groot wordt om alleen aan te sturen, ontstaat er behoefte aan meer organisatie. In de organisatiefase* zoekt de ondernemer vaak iemand erbij, die een deel van het bedrijf gaat aansturen. Er kan een verdeling komen over 2 teams die hetzelfde doen, of een verdeling in bijvoorbeeld commercie en operatie. Er wordt dan een lijnorganisatie gevormd, waarbij iedere werknemer 1 duidelijke lijn van aansturing heeft, dus 1 leidinggevende. Zie het organigram hiernaast.

Lijn-staf organisatie

Platte organisatie met stafdiensten

Naarmate het bedrijf verder groeit, gaat de ondernemer steeds meer nevenactiviteiten uitbesteden aan andere mensen en ontstaan specialismes binnen het bedrijf, zoals secretariaat, administratie, HR, KAM, etc. Deze stafdiensten zien we terug in de Minzberg organisatiestructuur en zijn uitermate geschikt voor bedrijven in de managementfase*. In het organigram is de stafdienst weergegeven met een zijtak.

Functionele organisatiestructuur

Wanneer het bedrijf een proces heeft waarin opeenvolgend meerdere specialismes nodig zijn, is de functionele organisatie een logische vervolgstap. De groepjes specialisten, bijvoorbeeld engineers, werkvoorbereiders, werkplaats personeel en uitvoerders, vormen een soort team, dat hun specialisme invult. Na verloop van de groei zal op termijn elke functie een leidinggevende krijgen. Elke functionele organisatie heeft ook staffuncties zoals in de Minzberg organisatiestructuur. Bedrijven in de standaardisatiefase* hebben vaak een functionele organisatiestructuur, of een productgerichte of lokaalgerichte indeling.

Voor de meeste bedrijven is de overstap naar een functionele organisatie de meest ingewikkelde stap, maar wel de stap die daarna de meeste ruimte biedt voor verdere groei. Lees hierover meer in onze white paper over de functionele organisatie.

Lokale vestigingen

Vestigingen of Productgerichte organisatiestructuur

Bedrijven die dichtbij de klant moeten zitten, zoals accountantskantoren, garagewerkplaatsen of een winkels hebben een indeling met meerderde locaties, die worden aangestuurd door een vestigingsmanager. De manier van groei is dan meer vestigingen openen, die elk een platte structuur of een lijnorganisatie hebben. Vaak wordt er dan wel gekozen voor centrale dienstencentra voor bijvoorbeeld HR, ICT, marketing en administratie.

Productgerichte organisaties

Bedrijven met verschillende productlijnen worden vaak opgedeeld in teams rond producten, ook wel productgroepen genoemd. Elk product krijgt dan als het ware zijn groepje cluster mensen in de organisatie, met 1 persoon aan het hoofd. Eigenlijk is organisatiestructuur sterk vergelijkbaar met die van meerdere vestigingen, maar de productgroepen kunnen wel in eenzelfde pand zitten. Er kunnen dan meer facilitaire zaken zijn ondergebracht is staffuncties. Zie het organigram hiernaast.

Matrixorganisatie

Als een bedrijf verder doorgroeit en niet naar een productgerichte organisatiestructuur overstapt, wordt de aansturing zo complex, dat de functionele teamleiders de inhoud niet allemaal meer kunnen overzien. Het bedrijf wordt dan opgedeeld vanuit verschillende gezichtspunten, bijvoorbeeld in productgroepen en in functionele gebieden. Elke medewerker heeft dan twee leidinggevenden, namelijk het hoofd van de productgroep en het hoofd van de functionele afdeling. Waar de belangen van het product en de functie met elkaar botsen, moeten de leidinggevenden er samen uit zien te komen, of wordt van bovenaf een knoop doorgehakt.

Bedrijven met een matrixorganisatie zitten doorgaans in de standaardisatiefase* of verder. Wanneer een bedrijf een matrixorganisatie meer dan twee assen heeft, bijvoorbeeld project, product en discipline, wordt de aansturing heel complex. Mensen raken dan het overzicht kwijt en er ontstaat veel interne politiek.

Projectenorganisatie

Een veel voorkomende vorm van een matrixorganisatie, is die waarbij één van de gezichtspunten bestaat uit projecten. De projectmanager organiseert zijn project door de verschillende afdelingen van het bedrijf heen, bijvoorbeeld door verschillende productgroepen heen, of door de functionele afdelingen heen. Het bijzondere van de projectenorganisatie, is dat projectteams altijd maar van tijdelijke aard zijn.

De juiste organisatiestructuur

Bedrijven bedenken regelmatig nieuwe stappen om hun organisatie te ontwikkelen. Vaak wordt er dan vanuit beschikbare mensen gehandeld, zonder al te veel te kijken naar de logica, die volgt uit de omvang van het bedrijf of uit de marktbenadering. Uiteindelijk komen ze proefondervindelijk, na verschillende structuurwijzigingen, echter toch weer op één van de hierboven weergegeven organisatievormen uit. Om geen tijd en energie te verliezen aan de tussenstappen, is het raadzaam om advies in te winnen bij een bedrijfsadviseur. Zelfs als je daarna toch besluit om het anders te doen, weet je dan tenminste beter welk risico je loopt.