Een passend informatiesysteem

Als je jouw bedrijf op rolletjes wilt laten lopen, heb je allereerst een geweldig team nodig, vervolgens een eenvoudig proces en tenslotte een passend informatiesysteem. Dit kennisartikel gaat over een passend informatiesysteem, waarin je informatie opslaat en kunt terugvinden, waarmee je snel inzicht krijgt in de stand van zaken en waaruit je kennis haalt voor verdere verbeteringen.

Informatie opslaan

Als je informatie wilt overdragen van de ene aan de andere werknemer, moet je die informatie opslaan. Vanaf verkoop denk je dan bijvoorbeeld aan de bestelling, de afgesproken prijs, de klantgegevens en het afleveradres. Voor complexere producten kan het bijvoorbeeld gaan om bouwtekeningen, een huisstijl, een planning en een contract met de afgesproken voorwaarden. Tijdens de uitvoering van de opdracht wordt die informatie verrijkt met nieuwe informatie, zoals inkooporders, productietekeningen, het projectnummer, etc.

Waar je de eerste orders nog met post-its kon bijhouden, is later een Excel-lijst nodig en kun je details in de E-mail laten staan. Naarmate de projecten meer, groter of complexer worden, moet ook de manier van vastleggen worden ontwikkeld.  Op den duur heb je een passend informatiesysteem nodig om de informatie te borgen en toegankelijk te maken voor collega’s.

Informatie terugvinden

Natuurlijk wil je de informatie terugvinden op het moment dat je die nodig hebt. Daarom is het belangrijk dat de informatie wordt opgeslagen op een logische of afgesproken plek. Bij garagebedrijven zag je vaak de planborden hangen, waarin de klussen van die dag netjes geordend waren. Tegenwoordig is dat steeds meer digitaal geregeld. Een dergelijke ordening van de informatie is belangrijk. Daarmee bespaar je tijd van het zoeken, je doet de juiste dingen, zoals de klant heeft opgegeven en je voorkomt daarmee faalkosten.

Als ondernemer wil je dit natuurlijk ook. Misschien ben je zelfs zo een ondernemer die overal met zijn neus bovenop zit om te borgen dat alles gaat zoals jij hebt afgesproken met de klant. In dat geval ben jij het systeem en daarmee ook de bottleneck en het groeiplafond van jouw bedrijf. Als je dit belang kunt borgen in een passend informatiesysteem, krijg je weer meer rust en je handen vrij voor nieuwe dingen. De organisatie gaat dan lopen zonder dat jij overal bovenop zit.

Stuurinformatie

Een passend informatiesysteem zorgt niet alleen voor een goede voortgang met zo min mogelijk fouten, maar levert ook meta informatie op, zoals hoe hoog de productiviteit is, hoeveel uren er nog in de orderportefeuille zitten en of het calculatiesysteem nog wel klopt met de werkelijkheid. En eerlijk is eerlijk, dat soort informatie zul je als ondernemer steeds harder nodig hebben, omdat jouw operationele betrokkenheid minder wordt en/of de hoeveelheid informatie gewoonweg te veel wordt.

Als ondernemer doe je er goed aan om vanaf de keuze van informatiesystemen te kijken naar de nieuwe informatie die het je oplevert. Op welke manier kun je vroegtijdig ontdekken dat de markt gaat aantrekken, dat de productie achteruit loopt, of dat het rendement op projecten onderuitzakt?

Verbeterstappen

Als je de juiste stuurinformatie hebt, kun je beter sturen. Als ondernemer stuur je dan niet meer “in het bedrijf”, door een extra opdracht te scoren of meer winst op een project te maken. Je werkt intussen meer “aan het bedrijf”, door te zorgen dat dit een goed lopende machine wordt en blijft. Je zorgt ervoor dat de juiste mensen op de juiste plek zitten en de juiste dingen doen. Daarvoor heb je een geweldig team, een eenvoudig proces en een passend informatiesysteem. Kortom, je hebt een functionele organisatie ingericht.

Wil je verder praten over jouw informatiebehoefte en jouw systemen? Maak gerust een vrijblijvende afspraak voor een gratis kennismaking: