Een eenvoudig proces

Als je jouw bedrijf op rolletjes wilt laten lopen, heb je een eenvoudig proces nodig, of eigenlijk een eenvoudige weergave van jouw primaire bedrijfsproces. Bij veel kleine bedrijven, is sprake van een ongeschreven proces. Dat hoort bij de organische samenwerking. Bij een functionele organisatie met een geweldig team, moet je dit proces in kaart brengen, zodat je verantwoordelijkheden goed kunt verdelen.

Het primaire proces

Het meest eenvoudige primaire proces

Elk bedrijf komt het primaire proces elke keer weer terug. Dat is vaak heel eenvoudig, zoiets als verkopen, voorbereiden, leveren en service.

Bij de operationeel betrokken ondernemer zit dat in zijn hoofd en heeft dat geen uitleg nodig. Maar als je meer uit de operatie wilt en stappen aan verschillende mensen toebedeelt, zul je het primaire proces moeten beschrijven, zodat iedereen het kent. Op de stappen uit het primaire proces kun je vaak ook de verantwoordelijkheden afstemmen.

Het beschrijven van de processen

Als je eenmaal gaat beginnen met opschrijven van de processen, lijkt er een nieuwe wereld open te gaan. Je had van tevoren echt geen idee dat jullie op routine zoveel dingen steeds hetzelfde deden. Je kunt bijvoorbeeld het verkoopproces vaak opknippen in “Zichtbaar zijn”, “Leads genereren”, “Contact/relatie maken”, “Aanvraag krijgen”, “Aanbieden”, etc.

Sla niet door…

Let bij het vastleggen van de processen erop dat je niet doorslaat. Zo af en toe spreek ik ondernemers die hiervoor stagiairs aan het werk zetten. Het gevolg is dat er een lange beschrijvingen komen en dat processen tot in details worden uitgewerkt in kleinere stapjes. Dit lijkt geen kwaad te kunnen, maar dat kan het dus wel.

Een stagiair moet zijn uren maken en gaat door met het detailleren binnen zijn opdracht. Als jij dat werk moet controleren en anderen erover mee willen praten, kost dat veel tijd. Bovendien is het resultaat betuttelend naar jouw medewerkers. Ze gaan al die processen echt niet serieus nemen. Aan het eind van dat traject kent niemand het proces dat is beschreven. Doe dit dus niet!

Everything should be made as simple as possible, but not simpler

Houd het eenvoudig

Als je de processen gaat beschrijven, houd het dan eenvoudig. Albert Einstein zei: “Everything should be made as simple as possible, but not simpler.” En dat geldt zeker voor de processen. Een eenvoudig proces is altijd beter dan een complex proces, tenzij je stappen en overdrachtsmomenten mist.

Hoe simpel is zo simpel mogelijk? Hiervoor kijk ik meestal naar de overdrachtsmomenten, dus het moment dat de verantwoordelijkheid van de ene afdeling overgaat naar de andere afdeling. De meest basale knip is die tussen verkopen en uitvoeren. Na ontvangst van de opdracht geeft de verkoper de opdracht vaak door een projectleider, die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Daar waar verantwoordelijkheid wordt overgedragen, begint een nieuwe processtap.

Het proces kan meerdere overdrachtsmomenten hebben. Bij een constructiebedrijf is het typische proces vaak verkopen, engineering, werkvoorbereiding, productie en montage. Al deze stappen worden door verschillende mensen gedaan. Denk dus bij het beschrijven van het primaire proces vooral aan welke afdelingen in welke volgorde aan een order werken.

De overdrachtsmomenten

Hoe zijn de overdrachtsmomenten in jouw bedrijf geregeld? Als meewerkend voorman in jouw bedrijf regel je dit zelf, maar als je dingen moet overdragen, wil je wel weten dat alle informatie goed overkomt. Anders krijg je ontevreden klanten en/of extra kosten.

De overdrachtsmomenten zijn het belangrijkste. Daar wordt het spreekwoordelijke stokje doorgegeven. Als jouw bedrijf groeit, wordt een mondelinge toelichting of een post-it echt onvoldoende. De informatie zal beter vastgelegd en overgedragen moeten worden, bijvoorbeeld door een standaardformulier te gebruiken waar alles op staat. Daar kan wel een mondelinge toelichting bij horen.

Functionele Organisatie

Een eenvoudig proces is één van de onderdelen die nodig zijn om een functionele organisatie te bouwen. Maar het is niet het enige onderdeel. Je zult ook moeten werken aan een geweldig team en aan de systemen in jouw bedrijf.

Een functionele organisatie gaat jou als ondernemer helpen om te groeien als ondernemer. Want je kunt pas meer afstand nemen, als je weet dat jouw primaire proces bij iedereen bekend is en goede loopt.

In de komende tijd ga ik nog meer schrijven over een functionele organisatie. Zorg dat je niets mist door je in te schrijven voor de kennisartikelen.

Sparren over jouw primaire proces

Wil je sparren over jouw primaire proces, neem dan contact met ons op.