6 tips om te leren delegeren

Als ondernemer moet je vroeg of laat leren delegeren. Of eigenlijk moet je zo vroeg mogelijk leren delegeren, want als je het pas gaat leren wanneer het absoluut noodzakelijk is, ben je erg laat en zit je al met een hele hoge stress factor. In dit kennisartikelen vind je 6 tips om te leren delegeren.

Waarom delegeren?

Zolang je als ondernemer alles zelf aankunt, is er natuurlijk geen reden om te delegeren. Maar als je goed bent en succesvol wordt, krijg je automatisch meer bekendheid en meer vragen uit de markt. In eerste instantie kun je wellicht nog wel enkele mensen vinden die klusjes voor je doen, of een deel van jouw werk kunnen uitvoeren, maar je krijgt het ook daarmee drukker en drukker.

Er komt een moment dat je het te druk krijgt om nog verder te kunnen groeien. Je moet het dan anders gaan doen. Je moet minder in je bedrijf en meer aan je bedrijf gaan werken. En daar heb je ruimte voor nodig in je hoofd en in je agenda. Dan wordt het belangrijk om te kunnen delegeren.

Wat delegeren niet is

Delegeren is niet hetzelfde als loslaten. Als je iets loslaat, heb je geen enkele grip meer en kan het zomaar kapot vallen. Het voelt niet goed om dingen zomaar los te laten en het zou naïef zijn om te denken dat het dan wel goed komt. Dat kun je ook niet maken naar je klanten, want die rekenen erop dat jij zaken voor hen en voor jezelf regelt.

De tegenhanger van loslaten is 100% controle. Je kent die slogan wel: vertrouwen is goed, maar controle is beter. Die slogan wekt veel verwarring, omdat het geen algemene waarheid is. Voor ondernemers is het beter om wel te kunnen vertrouwen op je mensen en niet alles te hoeven controleren.

Delegeren van verantwoordelijkheid

Een veel gemaakte fout bij het delegeren, is dat er gedacht wordt in taken. Maar dat is alsof je een stok weggooit voor een hond. De hond heeft zijn taak om de stok te halen razendsnel voor elkaar en staat dan weer vol verwachting naar je te kijken, alsof hij zeggen wil: “Nog een keer?” Je snapt wel dat dit vermoeiend is en dat je er zelf continu bij moet blijven.

Bij delegeren moet je niet denken aan taken, maar aan verantwoordelijkheden. Als je bijvoorbeeld iemand verantwoordelijk maakt voor de uitvoering van projecten, zal diegene zelf gaan bedenken welke taken daarvoor nodig zijn. In plaats van op detailniveau te controleren, kunt je beter kijken naar de resultaten. Is dat wat je bedoelde en wat jullie hebben afgesproken?

Wat je wel en niet kunt delegeren

Als je iets wilt delegeren, bedenk dan eerst wat je wel en niet kunt delegeren. Er zijn werkzaamheden die je als ondernemer gemakkelijk aan anderen kunt delegeren, zoals de administratie, marketing of facilitaire zaken. Andere zaken kun je als ondernemer echt niet delegeren, zoals de strategie en de identiteit van jouw bedrijf.

Daar tussenin blijven veel activiteiten over waarin je zelf kunt kiezen. Sommige zaken kun je beter zelf doen, omdat daar nu juist jouw kracht zit. Veel ondernemer houden bijvoorbeeld het klantcontact lange tijd zelf vast, omdat ze het boegbeeld zijn voor hun klanten. Anderen richten zich juist op de vakkennis. Bedenk dus goed wat je wel en niet kunt delegeren.

Aan wie je kunt delegeren

Als je met een gerust hart wilt delegeren, moet je weten aan wie je zaken kunt toevertrouwen. En dit is misschien wel de belangrijkste les bij het leren delegeren: Weten aan wie je kunt delegeren en jouw leiderschap aanpassen aan die persoon. Dit wordt “situationeel leiderschap” genoemd.

In de meeste bedrijven passen werknemers zich aan de managementstijl van de baas aan. Hersey en Blanchard stellen in hun boek “Situationeel leidinggeven” dat de baas zijn stijl beter kan aanpassen aan de vakbekwaamheid van de medewerkers.

In hun model hanteren ze 2 dimensies, namelijk bekwaamheid en bewustzijn daarvan. Een medewerker die zich niet bewust is van zijn onbekwaamheden, moet je aansturen met instructies. Zodra hij/zij zich ervan bewust is, kun je coachen en zodra hij/zij ook bekwaam is, wordt ondersteunen voldoende. Pas wanneer iemand onbewust bekwaam is, kun je met een gerust hart delegeren. Klik hier voor meer informatie hierover.

De juiste mensen om je heen

Als je wilt leren delegeren, zul je enkele belemmeringen tegenkomen. Dat begint vaak met niet de juiste mensen om je heen hebben. Je bedoelt daarmee dat je geen mensen hebt die voldoende vakbekwaam zijn. Ga dus eerst zorgen voor de juiste mensen, hetzij door je huidige personeel verder op te leiden, of door nieuwe mensen aan te nemen, aan wie je wel kunt delegeren.

Een andere belemmering is dat je denkt dat je eigenlijk overal zelf het beste in bent. Mogelijk heb je daarin helemaal gelijk, maar het helpt niet, want het is een antwoord op de verkeerde vraag. De vraag was niet wie ergens het beste in is, maar wie verantwoordelijkheden van jou kan overnemen. En als je dat niet weet, mag je terug naar de vorige alinea.